Entre os vários desafios impostos para equipes de comunicação das empresas, mobilizar, treinar e engajar os líderes para que atuem como comunicadores e canal de diálogo com suas equipes é o mais citado em pesquisa realizada pela Ação Integrada e Associação Brasileira de Comunicação Empresarial (Aberje). Pelo menos 70% dos entrevistados citaram esse como desafio principal da área de comunicação interna das organizações.

O engajamento de líderes é um desafio maior para empresas como até 1 mil colaboradores e entre 1 mil e 5 mil funcionários. O tema aparece em primeiro lugar pelo sexto ano consecutivo. Por conta disso, o engajamento de líderes é apontado pelo levantamento como uma das tendências em comunicação interna em 2022. Ações como trabalhar continuamente o envolvimento da liderança para atuar como canal de diálogo e promover a habilidade dos gestores para a disseminação de conteúdo são apontadas como necessárias para uma comunicação efetiva dentro das empresas.

Na área de projetos, a habilidade de comunicar todas as etapas e processos para os membros da equipe é essencial, defende a gerente de projetos na área de Tecnologia, Paula Reis Oliveira. Ela comenta que a comunicação durante todo o processo de desenvolvimento do projeto é um dos principais desafios das equipes, juntamente com o detalhamento do escopo da proposta.

“Quando a empresa adota uma metodologia para gerenciamento de projetos, todas as pessoas envolvidas devem ser informadas dos passos a serem dados e benefícios que esta metodologia pode trazer no decorrer do tempo, e que todo o comprometimento e dedicação em cada etapa trará benefícios futuros”, explica.

Para a coordenação do escopo do projeto, que nada mais é que a definição e os limites do que deve ser desenvolvimento dentro da proposta negociada com o cliente, a comunicação é o que vai definir o sucesso ou o fracasso da iniciativa. “O gerenciamento do escopo é o ponto de partida para as demais áreas de conhecimento, onde a condução com precisão é a base de tudo o que deve ser realizado para a entrega de acordo com o que foi solicitado pelo cliente. Para isso, a comunicação precisa ser clara, pois faz a ligação entre todos os envolvidos, desde o mapeamento das necessidades, cronogramas, reportes, até a entrega do que foi solicitado”, detalha Paula Oliveira.

Planejamento – O planejamento da comunicação de todos os processos previstos no gerenciamento de projetos segue a estrutura do que é definido nos planos de comunicação como um todo da empresa. “É preciso identificar o público-alvo com suas características, preparar a mensagem a ser transmitida de forma objetiva ou detalhada dependendo da situação, identificar os meios disponíveis para transmitir a mensagem e sempre avaliar o impacto da comunicação realizada. A comunicação precisa ser desenvolvida e, com a prática, passar a ser uma das habilidades mais importantes no gerenciamento de projetos”, ressalta a profissional, que tem 15 anos de experiência na área.

Técnicas podem ser usadas para evitar barreiras de comunicação na gestão de projetos

A gerente de projetos Paula Oliveira enfatiza que as empresas podem se apoiar em metodologias e melhores práticas de mercado para implementar os processos para o gerenciamento de seus projetos, mas não podem deixar de aperfeiçoá-los ao longo do tempo, medindo sempre que possível o seu nível de maturidade de forma a aprimorar o desenvolvimento da cultura de gestão dentro da organização, com o objetivo de melhoria contínua.

Para alcançar o sucesso na comunicação e, por consequência, no desenvolvimento dos projetos, ela cita algumas técnicas que os gestores de projetos podem utilizar para melhorar o trabalho das equipes da área. Entre essas técnicas, estão:

– Usar uma terminologia apropriada para cada receptor.

– Evitar ou explicar termos que podem causar dúvidas.

– Exemplificar situações para melhor entendimento.

– Detalhar as regras e todas as informações relevantes.

– Pedir feedback para assegurar que a informação foi compreendida da maneira correta.

– Repetir as informações de forma clara e direta, até o entendimento dos envolvidos.